Діагностичний аудит

Що таке діагностичний аудит системи менеджменту?

Аудит Системи Менеджменту — це процес отримання інформації про бізнес і перевірки його стану на відповідності певним критеріям.

Мета аудиту виключно позитивна: зрозуміти рівень функціонування Системи менеджменту на підприємстві і дати компанії рекомендації щодо його поліпшення. Аудит не ставить перед собою мету вказати фахівцям відділу якості або технологам на їх професійні недоробки. Навпаки, аудит дозволяє підняти значимість систем менеджменту в компанії і довести цінність праці фахівців, а результати аудиту дозволяють впевненіше вимагати ресурси для поліпшень (часто, інфраструктурних, що не залежать безпосередньо від відділу якості).

Області аудиту великі — можна перевірити:

  • Весь бізнес (холдингова структура з декількома компаніями)
  • Окремі філії
  • Окремі підрозділи ( «відділ обслуговування»)
  • Окремі процеси ( «логістика»)

Критерії перевірки на відповідність також різні:

  • Стандарти ISO
  • Вимоги торгових мереж у вигляді чек-листа з вимогами (наприклад, FSSC або BRC)
  • Вимоги до постачальників

Результат аудиту

За результатами перевірки:

  • Виявляються проблеми, невідповідності (з посиланням на конкретний параграф нормативних документів)
  • Відзначаються області, де процеси відповідають стандартам (працюють правильно)
  • Надається звіт, де поряд з проблемами розписуються рекомендації експертів щодо їх усунення

Якщо немає ресурсів …

  • Що підприємству робити далі, якщо у нього немає ресурсів усунути всі проблеми відразу? Може бути, і аудит проводити не варто, раз можливості провести коригувальні дії немає?
  • Зовсім немає. Головне — прагнення і маленькі кроки! Потрібно скласти календарний графік поліпшень: якщо не можна пофарбувати всю стіну, пофарбуйте половину, а решту заплануйте через 2 місяці.
  • Також, необов’язково відразу проводити аудит всього бізнесу. Можна спочатку розібратися з одним процесом, одним філією, і таким чином потихеньку обстежити весь бізнес.

Навіщо і в яких випадках доречно проводити аудит?

Аудит вашого бізнесу проводиться:

  • Перед початком розробки системи менеджменту, для складання плану робіт
  • Перед проходженням сертифікації по системам менеджменту (такий аудит ще називають передсертифікаційний), для гарантованого отримання сертифіката (як відомо, орган із сертифікації має право відмовити в сертифікації без повернення грошових коштів)
  • Як частина цільової програми щодо поліпшення бізнесу, навіть якщо перед бізнесом не стоїть мета створити або покращити існуючу систему менеджменту
  • За запитом ваших контрагентів (наприклад, великих корпорацій, які відповідають перед споживачем за свій бренд)

Аудит постачальників, контрагентів і сторонніх компаній проводиться:

  • Для визначення їх надійності та якості продукції, що поставляється послуг (наприклад, аудитор може перевірити, чи дійсно у постачальника є система вихідного контролю якості)
  • Як перевірка виданих контрагентам сертифікатів відповідності стандартам ІСО (ISO 9001, ISO 22000 і т.д.)
  • При покупці компаній або укладання з ними глибоких партнерських відносин, для оцінки ризиків

У чому цінність аудиту?

  • Рекомендації експертів щодо усунення невідповідностей, в тому числі «ноу хау» за стандартами. Наприклад, у харчового підприємства всього один вхід, куди ввозиться сировина, і звідки вивозиться готову продукцію. Це проблема — стандарт харчової безпеки вимагає відсутності перетину «чистих» і «брудних» маршрутів. Керівництво знало про це, але ж прорубувати новий вхід в несучій бетонній стіні заборонно дорого. Наші експерти порекомендували неочевидне рішення: ввозити сировину вранці, проводити прибирання днем, і увечері відвантажувати готову продукцію, тим самим ліквідувавши перетин без будівельних робіт.
  • Незалежний, об’єктивний погляд з боку. Перебуваючи всередині підприємства, погляд змальовується і очевидні проблеми стають не видно, або їм не приділяється належний пріоритет. Наприклад, на одній з перевірок хлібозаводу ми помітили, що в спекотний літній день співробітники цеху відкривають навстіж вікна. Ця невідповідність вимогам безпеки харчової продукції, тому що у відкриті вікна можуть залетіти і в наслідок потрапити в готові продукти комахи, птахи, та й просто тополиний пух. На вікно всього-то треба було поставити сіточку, але співробітники цього чомусь не помічали.
  • Систематичний підхід. Обрана для аудиту область досліджуються всебічно, пункт за пунктом.
  • Документований результат. Можна бачити і обговорювати проблеми, але без їх записи важко призначити відповідальних і розробити план дій.

Як проводиться аудит?

Повноцінний аудит складається з наступних кроків:

  • Уточнюються мети аудиту
  • Проводиться аудит документації (часто дистанційно)
  • Складається програма аудиту, вибираються аудитори
  • З клієнтом узгоджуються: аудитори, програма, терміни проведення та супроводжуючий аудиторів персонал
  • Проводиться аудит на місці (цей етап провести дистанційно, «по скайпу» не можна)
  • Складається звіт за результатами аудиту (в тому числі з фотографіями)
  • За результатами звіту, аудитори дають рекомендації щодо усунення невідповідностей і допомагають скласти план коригувальних дій
  • За бажанням клієнта, аудитор може приїхати повторно, щоб перевірити, що все невідповідності були усунені.